Według GUS spośród firm niefinansowych, które rozpoczęły działalność w 2023 roku, do 2024 aktywnych pozostało 172 595, czyli 59,2%. To znaczy, że około 4 na 10 nie dotrwało do końca pierwszego roku. Dlaczego?
Problemy, które mogą do tego doprowadzić często zaczynają się już na samym początku: dokumenty trafiają do różnych miejsc, terminy trzymamy w pamięci lub małym papierowym kalendarzu, a dokumenty sprzedażowe szybko zapełniają teczki i koszty zaczynają żyć własnym życiem. W pierwszych tygodniach działalności warto więc uporządkować cztery rzeczy: obieg dokumentów, sposób wystawiania faktur, kontrolę terminów płatności i bieżący zapis kosztów. To pozwala uniknąć bałaganu, który później trudno odkręcić. Jak dokładnie to zrobić?
Na początku firmy największym problemem jest brak kolejności
W nowej działalności zadań przybywa szybko, ale jeszcze szybciej mieszają się ich priorytety. Właściciel zajmuje się klientem, odpowiada na wiadomości, ogarnia formalności i równocześnie próbuje pamiętać, co zostało już załatwione. W takiej sytuacji łatwo uznać, że wszystko “jakoś się ułoży”, wystarczy nadrobić zaległości i płynność pracy wróci lada dzień. Tymczasem zaległości rosną szybciej niż zysk.
Gdy sprzedaż, koszty, ustalenia z klientami i terminy płatności trafiają do maila, notatek, folderów i pamięci, każda kolejna sprawa zabiera więcej czasu niż poprzednia. Chaos nie wynika wtedy z liczby obowiązków, tylko z tego, że każdą informację trzeba odnajdywać osobno.
Dokumenty i koszty trzeba zebrać w jednym miejscu
Na starcie firmy wiele osób odkłada porządek w dokumentach, bo wydaje się, że przy małej liczbie faktur nie ma jeszcze problemu. To złudzenie. Już kilka sprzedaży, kilka kosztów i kilka potwierdzeń przelewów wystarczy, żeby wracać do tych samych rzeczy po dwa albo trzy razy, a skrzynka mailowa stopniowo zaczyna być mieszanką wiadomości “ważne”, ”nieważne”, “spam”.
Najprostszy porządek polega tu na jednym: dokument powinien trafiać od razu do ustalonego miejsca, a nie tam, gdzie akurat było szybciej. Dzięki temu właściciel nie szuka później faktury w mailu, kosztu w telefonie i potwierdzenia przelewu w bankowości. Taki układ daje też podstawową kontrolę nad tym, ile firma realnie wydaje i które wydatki zostały już opisane.
Na początku wystarczy prosty system pracy, ale trzeba ustawić go od razu
Nowa firma nie potrzebuje od razu rozbudowanego zaplecza administracyjnego. Wystarczy kilka podstawowych funkcji, które przyniosą największą oszczędność czasu na co dzień. Im wcześniej uda się ustawić taki rytm, tym mniej prowizorek trzeba będzie poprawiać po miesiącu czy dwóch.
Jeśli firma chce ograniczyć liczbę miejsc, między którymi przełącza się każdego dnia, może korzystać z programu do fakturowania, żeby prowadzić bieżące dokumenty i podstawowe sprawy administracyjne w jednym miejscu. Celem nie jest pełne wdrożenie wszystkich funkcji od razu, ale zebranie sprzedaży, kosztów i dokumentów w jednym uporządkowanym układzie.
Fakturowanie i płatności trzeba ustawić od pierwszego klienta
Porządek w sprzedaży zaczyna się już przy pierwszej fakturze. Jeśli dokumenty są wystawiane za każdym razem inaczej, a terminy płatności pilnowane wyłącznie z pamięci, bardzo łatwo zgubić prostą należność albo wrócić do niej za późno.
Najlepiej zacząć od kilku pytań kontrolnych: gdzie wystawiasz dokument, gdzie sprawdzasz termin płatności i gdzie widzisz, które należności nadal czekają na wpływ. Jeśli odpowiedzią na każde z nich jest inne miejsce, to prawdopodobnie nie tylko tracisz czas, ale też ciężej odczytać ci stan przychodzących i wychodzących rozliczeń oraz łatwiej o pomyłkę. A to już może przekładać się na płynność finansową, nawet przy niewielkiej skali działania.
W nowej firmie najszybciej przydają się te funkcje systemu fakturowania, które porządkują codzienną pracę od pierwszych klientów:
- wystawianie faktur — podstawa od pierwszego klienta; chodzi o szybkie tworzenie dokumentów zgodnie z jednym szablonem.
- kontrola płatności i terminów — pozwala od razu widzieć, co zostało opłacone, a co nadal czeka.
- baza kontrahentów oraz produktów i usług — przyspiesza wystawianie kolejnych dokumentów i ogranicza powtarzanie tych samych danych.
- rejestrowanie kosztów i faktur zakupowych — pomaga od początku nie gubić wydatków firmy.
- raporty i zestawienia rozliczeń — przydają się, gdy trzeba szybko sprawdzić, co zostało sprzedane i rozliczone.
Najwięcej czasu zabierają drobne powroty do tych samych spraw
W pierwszych tygodniach działalności największą stratą czasu i pieniędzy są powtarzalne drobiazgi: ponowne szukanie dokumentu, ręczne sprawdzanie płatności i odtwarzanie ustaleń z klientem z kilku różnych miejsc. Każda z tych czynności trwa chwilę, ale razem zaczynają zabierać godziny.
Po pierwszym miesiącu właściciel firmy powinien być w stanie bez szukania po mailach i plikach sprawdzić trzy rzeczy: co zostało sprzedane, co zostało opłacone i czego jeszcze nie rozliczono. Jeśli nie da się tego zrobić szybko, to zwykle znak, że problemem nie jest tempo pracy, tylko brak prostego porządku operacyjnego.
Komentarze (0)