Spotkanie z klientami, kontrahentami lub współpracownikami, to doskonała okazja, aby umocnić relacje i budować pozytywny wizerunek firmy. Sukces takiego eventu zależy od wielu czynników. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak zaplanować niezapomniane wydarzenie biznesowe!
Stwórz scenariusz wydarzenia
Event biznesowy powinien być przede wszystkim bardzo dobrze zaplanowany. Nie ma tutaj miejsca na opóźnienia czy niedopatrzenia, które mogłyby zaburzyć przebieg spotkania i wpłynąć na odbiór firmy. Aby osiągnąć taki efekt, warto stworzyć szczegółowy scenariusz wydarzenia, który powinien zawierać:
- Harmonogram przygotowań – plan zadań, które trzeba wykonać przed eventem.
- Godziny rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych części wydarzenia, z uwzględnieniem czasu na przerwy i ewentualne pytania uczestników.
- Spis tematów, które będą omawiane podczas eventu.
- Lista prelegentów i uczestników – co ułatwi koordynację wydarzenia i wysyłanie zaproszeń.
- Procedury na wypadek problemów technicznych, opóźnień lub innych nieprzewidzianych sytuacji.
Zadbaj o odpowiednią aranżację przestrzeni
Wygląd sali ma duży wpływ na odbiór całego eventu. Od czego zacząć przygotowania? Pierwszym krokiem będzie dopasowanie układu siedzeń do charakteru wydarzenia. Na wykłady sprawdzi się ustawienie teatralne, natomiast na warsztaty czy dyskusje lepiej wybrać układ w podkowę lub mniejsze stoliki dla grup kilkuosobowych. Upewnij się, że każdy ma dobrą widoczność ekranu i prelegenta, a przejścia między rzędami są odpowiednio szerokie i wygodne.
Kolejnym krokiem będzie zadbanie o prawidłowe oświetlenie. Światło nie może razić uczestników, a jednocześnie musi im zapewniać dobrą widoczność. Nie zapomnij także o dobrym nagłośnieniu, dostępności gniazdek elektrycznych, stabilnym łączu internetowym i estetycznym oznaczeniu miejsc siedzących.
Przygotuj smaczny poczęstunek
Smaczny i atrakcyjny wizualnie poczęstunek to ważny element każdego eventu biznesowego. Warto postawić na różnorodne, lekkie przekąski, które będą łatwe do spożycia podczas przerw. Zadbaj o to, aby na stole znalazł się zarówno słodki poczęstunek, jak i słone przekąski czy propozycje, które będą odpowiednie dla osób niejedzących mięsa lub produktów z laktozą.
Organizując event biznesowy, należy także zapewnić uczestnik dostęp do dobrej jakości wody. Doskonale sprawdzi się na przykład woda w zielonych butelkach od renomowanego producenta, która charakteryzuje się naturalnym smakiem i odpowiednim poziomem mineralizacji. Taki wybór nie tylko skutecznie ugasi pragnienie, ale także zwiększa prestiż całego wydarzenia.
W trakcie eventu biznesowego dobrze będzie prezentować się również musująca woda w niebieskich butelkach, która cechuje się delikatnym i orzeźwiającym smakiem. To świetna propozycja dla osób, które preferują lekko gazowane napoje. Butelki z wodą warto ustawić na każdym ze stolików oraz w miejscach ogólnodostępnych, aby uczestnicy mogli swobodnie sięgać po wodę w trakcie całego spotkania.
Tak przygotowany event z pewnością zrobi pozytywne wrażenie na wszystkich uczestnikach i tym samym zwiększy Twoją szansę na nawiązanie trwałych relacji biznesowych.
Komentarze (0)