Prowadzisz małą firmę we Włocławku i wciąż nie masz pewności, czy twój sposób wystawiania faktur jest zgodny z KSeF? Podobne wątpliwości ma wielu lokalnych przedsiębiorców. W mieście, gdzie o gospodarce mówi się głównie przez pryzmat wielkich zakładów przemysłowych, tysiące mniejszych firm przechodzi przez tę samą zmianę bez wsparcia całych działów księgowych, jakimi dysponują najwięksi lokalni pracodawcy.
W dzisiejszym artykule zebraliśmy najczęstsze pytania, jakie zadają sobie właściciele mniejszych włocławskich firm i odpowiadamy na nie.
Czy KSeF już mnie dotyczy?
Najprawdopodobniej tak. Obowiązkowe wystawianie faktur w KSeF weszło etapami: od 1 lutego 2026 roku dla dużych podatników, a od 1 kwietnia 2026 roku dla zdecydowanej większości pozostałych firm. Wyjątek stanowią najmniejsi podatnicy, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tysięcy złotych brutto,— oni mają czas do końca 2026 roku. Jeśli prowadzisz sklep, warsztat, gabinet czy firmę usługową o typowej dla małego biznesu skali sprzedaży, w większości przypadków obowiązek już cię objął albo obejmie w niedługiej przyszłości.
Od kiedy obowiązują kary za błędy księgowe popełnione w KSeF?
2026 rok został potraktowany jako okres przejściowy, nie nakłada się na przedsiębiorstwa sankcji za błędy i niedopatrzenia związane z wdrożeniem systemu. To dobra wiadomość, ale nie powód do odkładania sprawy na później. Kary zaczną obowiązywać od stycznia 2027 roku, a to oznacza, że warto wykorzystać ten czas na spokojne uporządkowanie procesu, zamiast uczyć się systemu pod presją terminu i ryzyka finansowego.
Dlaczego wdrożenie łatwiej przebiega w większych firmach?
Bo skala i zasoby są inne. Duży zakład przemysłowy ma dział IT, dział księgowości i harmonogram wdrożenia rozpisany z wyprzedzeniem. Mały sklep, warsztat czy jednoosobowa firma usługowa musi obsłużyć dokładnie ten sam obowiązek prawny, tylko samodzielnie, przy okazji bieżącej pracy. Nie wynika to z braku kompetencji, lecz z naturalnej różnicy w skali — i właśnie dlatego małe firmy częściej korzystają ze wsparcia zewnętrznego biura rachunkowego, niż budują własne kompetencje w tym zakresie od zera.
Co konkretnie muszę zmienić w firmie?
Najważniejsze jest uporządkowanie obiegu dokumentów. Trzeba ustalić kto w firmie wystawia faktury i w jaki sposób trafiają one do systemu, kto odbiera i weryfikuje dokumenty kosztowe od dostawców, jak wygląda archiwizacja i czy masz stały dostęp do internetu w miejscu, gdzie na co dzień pracujesz z dokumentami. W małych firmach często oznacza to też zmianę nawyków: zamiast wystawiać fakturę w dowolnym momencie i przekazywać ją księgowej raz w miesiącu, trzeba działać na bieżąco, bo to system KSeF nadaje fakturze datę i numer.
— Największym wyzwaniem dla mniejszych firm nie jest sama obsługa systemu, tylko zmiana rutyny — mówi Iwona Sikorska, specjalistka ds. księgowości z biura rachunkowego iKsięgowa. — Klienci, którzy przez lata wystawiali faktury raz na tydzień z pamięci, muszą teraz robić to na bieżąco i w konkretny, uwarunkowany prawnie sposób. To wymaga czasu na wypracowanie nowego nawyku, więcej niż jednorazowe szkolenie. Najlepiej zacząć od najprostszych transakcji i stopniowo przenosić cały obieg dokumentów na nowe zasady, zamiast próbować zmienić wszystko naraz.
Czy można otrzymać wsparcie we wdrożeniu KSeF w firmie?
Państwo pomaga małym firmom we wdrożeniu KSeF głównie przez bezpłatne aplikacje, szkolenia, materiały edukacyjne, infolinię i okres przejściowy. Nie funkcjonuje natomiast żadna odrębna, powszechna dotacja na zakup komercyjnego systemu do KSeF.
We wdrażaniu zmian w firmie może jednak pomóc biuro rachunkowe. Może przejąć znaczną część tego procesu, od wystawiania faktur w KSeF w imieniu firmy, przez odbiór i księgowanie dokumentów kosztowych, po składanie deklaracji podatkowych na podstawie udzielonego pełnomocnictwa. Dla właściciela małej firmy we Włocławku, który i tak zajmuje się obsługą klientów, zamówieniami czy zarządzaniem zespołem, przekazanie tego procesu specjaliście to bardzo racjonalna decyzja i naturalna kolej rzeczy dla rozwoju firmy.
Od czego zacząć, jeśli jeszcze nic nie zmieniłem?
Najpierw trzeba sprawdzić, jak dziś faktycznie wygląda obieg dokumentów w firmie – kto za co odpowiada, gdzie trafiają faktury i ile czasu to zajmuje. Dopiero na tej podstawie da się ocenić, czy potrzebne jest tylko dostosowanie sposobu wystawiania faktur, czy może szerszy porządek w całym procesie księgowym. Dla części mniejszych włocławskich firm to również dobry moment, żeby sprawdzić, jak wyglądałaby współpraca z biurem rachunkowym prowadzącym obsługę zdalnie, bez konieczności organizowania całego procesu wyłącznie własnymi siłami.
Komentarze (0)