Odpowiednie zachowanie w pracy umożliwia nam nawiązywanie dobrych, biznesowych kontaktów, awans i postrzeganie nas, jako profesjonalistów. Jednym z ważniejszych kanałów komunikacji w firmie, jest pisanie maili. Jeśli potrafimy odpowiednio układać ich treść, zawsze zostaniemy dobrze zrozumiani.
Jak pisać profesjonalne maile w pracy.
Niemal każda praca wymaga komunikowania się ze współpracownikami. Najczęściej robimy to drogą mailową, co zobowiązuje nas, do zapoznania się z kilkoma zasadami ich pisania. 1. Nie lejmy wody. Maile w pracy muszą być pisane krótko i treściwie. Pisząc do pani z kadr z prośbą o dokumenty, nie możemy napisać: "Chciałabym dzisiaj poprosić, o pewne dokumenty dotyczące pracy, o które poprosił mnie manager, bo muszę je wypełnić w ciągu tygodnia. Nie do końca wiem jak to zrobić, ale na pewno sobie poradzę, jeśli mi je pani prześle." Poprawnie i treściwie będzie, jeśli napiszemy: "Witam, poproszę aneks do umowy dotyczący pracy u konkurencji". Krótko, zwięźle, precyzyjnie i na temat. 2. Forma grzecznościowa powinna być dosyć okrojona. Możemy pisać słowa: witam, pozdrawiam, pozdrowienia, z poważaniem, bardzo dziękuję, z góry dziękuję, bardzo proszę, jeśli pani będzie tak miła itp. Nie na miejscu są zwroty typu: gorąco pozdrawiam, jest pani wspaniała, buziaczki, przesyłam buziaczki, z wyrazami najwyższego szacunku, cześć ci czołem, witam w tym pięknym dniu itp. 3. Zawsze precyzyjnie określaj temat wiadomości. To ważna informacja, bo być może mail zostanie na podstawie samego tytułu przekierowany do zupełnie innej osoby. 4. Nigdy nie spamuj na służbowej poczcie. Wysyłanie życzeń świątecznych, czy gratulacji hurtowo, do wszystkich, to spamowanie. Osoby dostające mnóstwo maili na skrzynkę służbową nie lubią mieszać ich z prywatną korespondencją lub mało istotnymi informacjami, takimi jak życzenia. Do przesyłania wiadomości prywatnych służy skrzynka prywatna. 5. Nie podkreślaj, nie koloruj i nie bolduj tekstu, jeśli nie jest to konieczne. Praca wymaga przesyłania szybko i konkretnie pewnych wiadomości. Dodatkowe upiększanie tekstu, często utrudnia zrozumienie go.
Oferty pracy często zawierają mnóstwo informacji dotyczących tego, jakie są wymagania i oczekiwania od pracownika, na danym stanowisku. Jednak rzadko kiedy ktoś uczy nas, jak powinniśmy się zachowywać, gdy już tę pracę otrzymamy. Nauka pisania poprawnych, służbowych maili, to dobry pierwszy krok w stronę nabycia tej wiedzy.
Komentarze (0)